Documentos laborales que deben elaborar y conservar las empresas
Los documentos son testimonios humanos expresados gráficamente en un instrumento material, idóneo para poner de manifiesto la existencia de un hecho o acto jurídico.
Las relaciones laborales se regulan por el Derecho del Trabajo, disciplina que protege a la clase trabajadora y una de esas protecciones provoca que el patrón tenga la obligación de elaborar y conservar en su empresa cierta documentación que acredite las condiciones laborales bajo las cuales el trabajador prestó sus servicios, pues de lo contrario, en una contienda ante la autoridad del trabajo, ésta tendrá por ciertas las condiciones laborales que indique el trabajador. Dichos documentos son los siguientes:
Contratos individuales de trabajo.
Listas de raya o nómina de personal, recibos de pagos de salarios.
Controles de asistencia.
Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere la Ley Federal del Trabajo
Pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.
Todos aquellos que sirvan para demostrar el cumplimiento de obligaciones laborales.
El Contrato Individual de Trabajo deberá conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; el resto de los documentos durante el último año y un año después de que se extinga la relación de trabajo; y los referentes a la seguridad social, hasta por cinco años.
La carga de la prueba en la teoría general del proceso, sigue el principio de que el que afirma un hecho en el que funda su pretensión está obligado a probarlo, el que lo niega no, salvo que su negativa envuelva una afirmación; este principio no se cumple en el Derecho Procesal del Trabajo, pues se imputa directamente la carga de la prueba al patrón. Esto encuentra su fundamento en la protección que procura el Derecho Procesal del Trabajo a la clase trabajadora, dejándose legalmente al patrón la carga de la presentación de ciertos documentos que él mismo tiene la obligación de conservar (los referentes a las condiciones de trabajo) y, que para el trabajador sería imposible conservar y probar, toda vez que, muchas veces el patrón no le expide los documentos referentes a las condiciones de trabajo para, precisamente, evitar que comprueben las modalidades de la relación laboral.
Mucho se ha hablado de la carga de la prueba en materia laboral y de la atribución especifica al patrón para que sea él quien acredite ciertos hechos; sin embargo, ello no implica un trato desigual a las partes por la autoridad laboral, sino que, se parte de una desigualdad existente entre trabajadores y patrones, pretendiéndose llegar a una igualdad final, lo cual se logra mediante el apoyo a la parte trabajadora, apoyo que se traduce en mejorar su demanda, o bien, en la distribución de la carga de la prueba, es por ello que resulta fundamental que el patrón cuente con todos los documentos que le exige la Ley Federal del Trabajo, pues de lo contrario podrán prosperar las posibles demandas laborales que puedan interponer sus trabajadores en su contra, lo cual generará daños importantes al capital de la empresa.
